Предположим, вы занятой экспортер, который по ошибке выписал два заказа одному клиенту с одинаковым номером PI, например, оба были обозначены как "ABC003". В итоге, когда клиент осуществлял платеж, он заметил эту проблему и умно добавил в примечания "ABC003 XXX" и "ABC003 YYY", чтобы их различать. Вы, взглянув на банковскую выписку, осознали свою ошибку: первый заказ уже отгружен, и номер PI изменить нельзя, поэтому пришлось срочно поменять номер PI второго заказа на "ABC003-YYY". Теперь вас немного беспокоит: не создаст ли это проблем для клиента?

Не волнуйтесь! Раз клиенты уже сделали различие при переводе средств, значит, они очень внимательны и готовы сотрудничать. Пока их бухгалтерия сможет распознать эти два платежа, а при таможенном оформлении и получении груза номера документов совпадут, обычно больших проблем не возникнет. Главное — убедитесь, что все документы по второму заказу (например, коммерческий инвойс, таможенная декларация) используют единый номер ?ABC003-YYY?. Тогда у клиентов не будет путаницы, когда они получат документы.

Этот вопрос на самом деле очень прост. Раз номер PI второго заказа уже изменён на "ABC003-YYY", то в графе контракта в коммерческом счёте, конечно же, тоже нужно указать "ABC003-YYY". Почему? Потому что в международной торговле единообразие документов — это главное! Если номера не совпадают от PI до счёта и коносамента, таможня может придраться, а клиент и вовсе растеряется. Так что не сомневайтесь, просто укажите "ABC003-YYY", чтобы документы были чистыми и понятными.

Мой совет: проявите инициативу и сообщите клиенту, отправив обновленный PI. В конце концов, клиент уже помог вам разделить заказы при оплате, что говорит о его готовности сотрудничать. Отправка нового PI не только покажет ваш профессионализм, но и поможет избежать возможных недоразумений в будущем. Напишите письмо с кратким пояснением: ?Мы заметили дублирование номера PI и во избежание путаницы обновили второй заказ до ABC003-YYY. Прилагаем новый PI для вашего ознакомления?. Такой подход будет и вежливым, и удобным.

Что касается возврата средств и повторного платежа? Это маловероятно. Раз клиент уже оплатил, и заказ находится в процессе обработки, возврат и повторная оплата создадут неудобства для обеих сторон. Если в дальнейшем у вас не будет проблем с документами, они вряд ли станут так усложнять ситуацию.

На самом деле, повторение номеров PI в сфере экспорта — не редкость. Некоторые коллеги сталкивались с подобной ситуацией и просто добавляли к номеру PI суффиксы "-001", "-002" для различия или вообще генерировали новый номер. Главное, чтобы клиент и банк могли их сопоставить, а товары и документы совпадали — тогда бизнес не пострадает. Как говорят: ?Иностранцы уже разобрались, точно всё в порядке?. В этот раз клиент вам как бы ?подстраховал?, так что считайте это небольшим уроком!

Хотя повторение номера PI — это всего лишь небольшая ошибка, оно напоминает нам: в экспортных операциях нужно внимательно следить за каждой цифрой в документах. От PI до коммерческого счета-фактуры и таможенного оформления — лучше быть внимательным. На этот раз клиент хорошо сотрудничал, но в следующий раз не стоит рассчитывать на удачу. При составлении PI лишний раз проверьте номер — не позволяйте мелким упущениям создавать большие проблемы!